Regulamin uczestnictwa w Konferencji i zakupu Biletów za pośrednictwem serwisu globalcheckin.pl

§1 Definicje

1. Organizator – Krajowa Izba Gospodarcza z siedzibą przy ul. Trębackiej 4, 00-074 Warszawa, NIP: 5260001708, KRS: 0000121136, REGON: 006210187.
2. Konferencja – wydarzenie o charakterze edukacyjno-biznesowym, pod nazwą Konferencja Global Check-In, które odbędzie się w dniu 1 października 2025 r. w Centrum Konferencyjnym ADN w Warszawie przy ul. […], organizowane przez Organizatora, w którym udział mogą wziąć osoby zaproszone przez Organizatora lub posiadające ważny Bilet.
3. Strona – serwis internetowy Global Check-in, dostępny pod adresem https://globalcheckin.pl.
4. Bilet – elektroniczne potwierdzenie zawarcia umowy uprawniające do uczestnictwa w Konferencji, zawierające informacje o nazwie wydarzenia, dacie oraz miejscu jego odbycia.
5. Kupujący – osoba, która za pośrednictwem systemu dostępnego na Stronie zakupiła jeden lub więcej Biletów na Konferencję.
6. Otrzymujący Bilet – osoba, której Kupujący przekazał Bilet.
7. Kod rabatowy – unikalny kod elektroniczny, który można wymienić na Bilet.
8. Uczestnik – każda osoba posiadająca Bilet uprawniający do udziału w Konferencji lub legitymująca się pisemnym zaproszeniem wydanym przez Organizatora.
9. Administrator / współadministrator danych osobowych – podmiot przetwarzający dane osobowe Uczestników, Kupujących oraz Otrzymujących Bilet zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). 

§2 Świadczenie usług drogą elektroniczną

1. Organizator świadczy za pośrednictwem Strony usługi w formie elektronicznej, zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

2. Do zakresu tych usług należą w szczególności:

1. 1. możliwość założenia konta użytkownika,
   2. opcja zakupu Biletu na Konferencję,
   3. dostęp do panelu użytkownika służącego do zarządzania zakupionymi Biletami,
   4. przesyłanie komunikatów systemowych dotyczących realizacji zamówienia.

3. Zawarcie umowy o świadczenie usług elektronicznych następuje w momencie skutecznego zakupu Biletu(ów) na Stronie.
4. Użytkownik ma prawo w każdej chwili rozwiązać umowę poprzez wysłanie stosownego żądania na adres e-mail: globalcheckin@kig.pl.
5. Organizator zastrzega możliwość zakończenia świadczenia usług elektronicznych po uprzednim poinformowaniu użytkowników.
6. Wszelkie reklamacje związane ze świadczeniem usług elektronicznych należy składać zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym regulaminie.

 

§3 Zakup Biletu

1. Bilety na Konferencję można nabyć wyłącznie za pośrednictwem systemu informatycznego dostępnego na Stronie.
2. Sprzedaż Biletów odbywa się w jednej kategorii – Bilet Standard, która dostępna jest od 9 czerwca 2025 roku.

3. Proces zakupu Biletu obejmuje następujące etapy:
   1. Wybór liczby biletów (maksymalnie 2 na jednego Kupującego).
   2. Podsumowanie zamówienia z możliwością wpisania danych osobowych, danych do faktury i danych dotyczących branży, w której działa Kupujący oraz wyboru warsztatu, na który Kupujący chce się zapisać.
   3. Płatność poprzez system PayU lub okazanie Kodu rabatowego uprawniającego do wymiany go na jeden Bilet.

4. Formularz zamówienia musi zawierać prawdziwe i aktualne dane osobowe Kupującego, który staje się stroną umowy sprzedaży.
5. Bilet na Konferencję ma postać dokumentu elektronicznego. Bilet zostanie automatycznie wysłany na adres e-mail Kupującego oraz udostępniony do pobrania poprzez Stronę, nie później niż 24 godziny po zaksięgowaniu płatności.
6. Zakupiony Bilet zostanie przesłany Kupującemu drogą mailową oraz udostępniony do pobrania poprzez Stronę w sposób automatyczny, maksymalnie 24 godziny po zaksięgowaniu płatności.
7. Jeśli w trakcie składania zamówienia Kupujący wybierze opcję „Kupuję jako Firma” i poda wymagane dane (NIP, kraj, nazwę firmy, adres, kod pocztowy i miasto oraz branżę), faktura zostanie wysłana maksymalnie do 72 godzin od zaksięgowania płatności i będzie dostępna w panelu użytkownika. W przypadku zamówień złożonych jako osoba nie będąca przedsiębiorcą wystawienie faktury nie będzie możliwe – zgodnie z obowiązującymi przepisami. W razie błędów prosimy o kontakt pod adresem: globalcheckin@kig.pl.
8. Transakcje kartą płatniczą i za pomocą e-przelewu obsługuje firma PayU SA z siedzibą przy ul. Grunwaldzkiej 186, 60-166 Poznań. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych przez PayU dostępne są na ich stronie internetowej.

 

§4 Zwroty, reklamacje i odwołanie Konferencji

1. Zgodnie z Ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827 z późn. zm.), Konsument ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni kalendarzowych, bez konieczności podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów.
2. Wniosek o zwrot należy przesłać drogą elektroniczną na adres: globalcheckin@kig.pl lub w formie pisemnej na adres wskazany w §1 pkt 1. W treści wniosku powinny znaleźć się: imię i nazwisko Kupującego, numer telefonu kontaktowego, adres zwrotny, numer zamówienia. Zwrot zostanie rozpatrzony w terminie do 14 dni od momentu otrzymania zgłoszenia, a decyzja zostanie przesłana na adres wskazany przez Kupującego.
3. W przypadku odwołania Konferencji, Organizator zwróci Kupującemu pełną kwotę zapłaconą za Bilet lub Bilety. Zostanie również wystawiona i doręczona Kupującemu odpowiednia faktura korygująca.
4. Kupujący ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej usług świadczonych przez Organizatora w ramach Konferencji. Reklamację można przesłać e-mailem na adres globalcheckin@kig.pl lub pocztą tradycyjną na adres wskazany w §1 pkt 1. Zgłoszenie powinno zawierać dane Kupującego (imię, nazwisko, numer kontaktowy, adres zwrotny), numer zamówienia oraz opis problemu. Organizator zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w ciągu 14 dni od daty jej otrzymania i poinformowania Kupującego o decyzji.

 

§5 Kod rabatowy

1. Posiadacz kodu rabatowego ma prawo wymienić go na Bilet.
2. Każdy kod uprawnia do odbioru jednego Biletu na Konferencję.
3. Kod nie stanowi Biletu i nie umożliwia samodzielnej rejestracji na wydarzenie – przed udziałem należy dokonać jego wymiany na Bilet.
4. Wymiany Kodu można dokonać za pośrednictwem modułu zakupu Biletu na Stronie, na etapie podsumowania zamówienia, poprzez kliknięcie przycisku „Masz kupon? Kliknij tutaj, aby dodać swój kod”, wpisanie Kodu i kliknięcie przycisku „Wykorzystaj kupon”. W przypadku wpisania poprawnego Kodu, rabat o wartości 100% ceny Biletu naliczy się automatycznie.
5. Kod rabatowy nie podlega zwrotowi ani odsprzedaży.

 

§6 Udział w Konferencji

1. Uczestnik ma obowiązek zapoznać się z regulaminem Centrum Konferencyjnego ADN, dostępnym pod adresem oraz przestrzegać jego postanowień.
2. Konferencja ma charakter zamknięty, a udział w niej możliwy jest wyłącznie po okazaniu ważnego Biletu podczas rejestracji.
3. Weryfikacja Biletu odbywa się poprzez jego przedstawienie w wersji papierowej lub elektronicznej. Bilety z uszkodzonym lub nieczytelnym kodem QR są uznawane za nieważne.
4. Przy stanowisku rejestracyjnym musi osobiście stawić się osoba, na którą wystawiony został Bilet. W uzasadnionych przypadkach Organizator może poprosić o okazanie dokumentu tożsamości w celu potwierdzenia danych.
5. W ramach Konferencji odbywają się także wydarzenia dodatkowe, takie jak warsztaty, w których Uczestnicy mogą brać udział bez dodatkowych opłat – pod warunkiem posiadania ważnego Biletu.
6. Uczestnictwo w Warsztatach i Konsultacjach indywidualnych wymaga wcześniejszej rejestracji. Zapisów można dokonać podczas zakupu Biletu, a ich późniejsza edycja jest możliwa za pomocą panelu użytkownika dostępnego na Stronie Organizatora.

 

§7 Rejestracja fotograficzna i wideo podczas Konferencji 

1. Uczestnictwo w Konferencji oznacza wyrażenie przez Uczestnika zgody na bezpłatne utrwalanie oraz wykorzystywanie jego wizerunku przez Organizatora.
2. Rejestracja wizerunku może odbywać się w szczególności poprzez wykonywanie zdjęć i nagrań wideo, które będą wykorzystywane do dokumentacji wydarzenia oraz jego promocji w materiałach informacyjnych i promocyjnych, bez ograniczenia czasowego.
3. Uczestnik ma prawo zgłosić sprzeciw wobec utrwalania i publikacji swojego wizerunku – w tym celu należy przesłać odpowiednie oświadczenie najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem Konferencji na adres e-mail: globalcheckin@kig.pl.

 

§8 Przetwarzanie danych osobowych

1. W celu realizacji umowy oraz prawidłowego działania systemu, Organizator – pełniący również funkcję współadministratora danych osobowych – przetwarza następujące dane:

1. 1. W związku z zakupem Biletu i obsługą posprzedażową: imię, nazwisko, adres e-mail, branża.
   2. W celu wystawienia faktury, w przypadku klientów biznesowych: NIP, nazwa firmy, adres, kod pocztowy, miejscowość, branża.
   3. Na potrzeby rozpatrywania reklamacji: imię, nazwisko, adres e-mail.

2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak:

1. 1. dane z pkt 1.1 są konieczne do zakupu Biletu,
   2. dane z pkt 1.2 są wymagane do wystawienia faktury VAT,
   3. dane z pkt 1.3 są potrzebne do rozpatrzenia reklamacji.

3. Dane te są przetwarzane również przez współadministratora, którym jest Amazon, z siedzibą w Warszawie przy ul. Rondo Daszyńskiego 1, 00-843 Warszawa, działający na podstawie zawartej umowy o współadministrowanie danymi osobowymi. Organizator oraz współadministrator wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, a także odpowiadają za ich bezpieczeństwo i zgodność przetwarzania z przepisami RODO. Osoba, której dane dotyczą, może wykonywać swoje prawa względem każdego ze współadministratorów.
4. Przekazane dane, w tym m.in. imię i adres e-mail, będą przetwarzane w celu przesyłania spersonalizowanych informacji związanych z uczestnictwem w Konferencji — takich jak bilety, faktury, informacje systemowe (np. potwierdzenia zakupu), a także materiały o charakterze marketingowym.
5. Imię i nazwisko Kupującego zostaną umieszczone na Bilecie oraz udostępnione współpracownikom Organizatora podczas Konferencji w celu rejestracji i weryfikacji uczestnictwa.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres konieczny do realizacji umowy i wypełnienia obowiązków podatkowych.
7. Kupujący ma prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich modyfikacji oraz usunięcia w dowolnym momencie.
8. W trakcie Konferencji inne podmioty – w szczególności sponsorzy, a także osoby prowadzące warsztaty i konsultacje – mogą zbierać dane osobowe. Przekazanie tych danych nie jest obowiązkowe, jednak może być warunkiem udziału w działaniach promocyjnych.
9. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych w ramach działania Strony oraz wysyłki newslettera znajdują się w Polityce Prywatności.

§9 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Spory na tle Regulaminu lub zawartych na jego podstawie umów rozstrzygać będzie sąd właściwy ze względu na  siedzibę Organizatora.